Zagotovo ste se kdaj znašli v položaju, ko je bilo vaše izražanje in sporočilo, ki ste ga s pogovorom, oblačili ter telesno držo predajali izredno pomembno in je v veliki meri določalo izid pogovora, v službenem okolju. Tko imenovana poslovna komunikacija ima v naših življenjih oziroma predvsem v delovnem okolju izredno pomembno vlogo in mesto in na nek način tudi ščiti delavca. Velikokrat je poslovna komunikacija najprej predstavljena posamezniku v okviru izbranega študijskega programa in določa neka pravila obnašanja ter pogovora v specifičnem službenem okolju in na specifične, položaju ter v poslovnem odnosu. Brez nje bi težko uspešno izmenjali potrebne informacije, učinkovito sodelovali in sploh dosegali cilje, ki so vezani na delo. Kakovostna poslovna komunikacija tudi zmanjša možnost nezaželenih nesporazumov, prispeva k boljšim odnosom med sodelavci in strankami in v veliko večji meri, kot se morda zavedamo prispeva k uspešnemu poslovanju podjetja, znamke ali organizacije
Kdaj jo uporabiti
Na splošno se poslovna komunikacija, ki izraža spoštovanje, strokovnost in resnost uporablja ko:
- komuniciramo s sodelavci, nadrejenimi ali podrejenimi v službenem okolju,
- ko poslujemo s strankami, dobavitelji in poslovnimi partnerji,
- na sestankih, pogajanjih in predstavitvah,
- pišemo elektronska sporočila, poročila in ponudbe,
- ko rešujemo probleme n delavnem mestu in sprejemamo poslovne odločitve.
Nekaj zlatih pravil
Čeprav je poslovna komunikacija prilagojena in se spreminja glede na okolje in delo v katerem se izvaja ter odnos med udeleženci, pa lahko vseeno določimo nekaj osnovnih zlatih pravil, ki jih povezujemo in so značilna z dobro poslovno komunikacijo. Ta so:
- Povedano naj bo jasno, razumljivo in nedvoumno.
- Podajmo bistvene informacije in bodimo jedrnati.
- Informacije, ki jih delimo naj bodo resnične, pravilne, preverjene in zanesljive.
- Vedno bodimo spoštljivi in vljudni do sogovorcev.
- Aktivno poslušajmo sogovornika in se primerno odzivajmo.
- Svoj način komunikacije prilagodimo sogovorniku in okoliščinam, ki nas v trenutku obdajajo.
- Ohranjajmo profesionalno komunikacijo, ki jo sestavlja izbira primernega jezika, upoštevanje bontona in urejen celosten nastop.